Las empresas no pierden tiempo en contratos (ni en ningún otro proceso empresarial) porque carecen de herramientas de inteligencia artificial. Lo pierden porque los pasos involucrados como la aceptación, revisión y aprobación del contrato aún se ejecutan a través de sistemas, bandejas de entrada y versiones de documentos desconectados.
Existe la oportunidad de incorporar la IA donde realmente se realiza el trabajo, de modo que el talento dedique menos tiempo a la administración rutinaria en favor de un trabajo que requiere juicio y discusión, y que ofrece crecimiento e interés.
La mayoría de las organizaciones buscan ganancias de IA en los lugares equivocados. El problema más profundo no es la falta de acceso a herramientas inteligentes, sino flujos de trabajo mal diseñados que a menudo pasan desapercibidos. En los procesos de contratación, por ejemplo, los costos muestran ingresos más lentos, revisiones manuales más aburridas, poca visibilidad en torno a cambios críticos o áreas de riesgo y una presión innecesaria en el área legal, de adquisiciones y de recursos humanos.
La IA se vuelve útil cuando se integra en esos flujos de trabajo para automatizar tareas repetibles, aplicar pruebas de políticas consistentes y ayudar a los equipos a moverse más rápido sin perder el control.
Director General para EMEA en DocuSign.
Los proyectos de IA son menos efectivos cuando están cargados de procesos defectuosos. En su lugar, rediseñe o reimagine completamente los procesos existentes. Muchos usuarios consideran la IA como una capa mientras reelaboran hallazgos más profundos sobre cómo las tareas se mueven entre los equipos y cómo las personas pasan su tiempo entre sí.
La gestión de contratos (llamada ‘trabajo por contrato’) es un buen ejemplo porque afecta a los ingresos, la gestión de proveedores, la contratación y el cumplimiento, pero a menudo avanza a través de transferencias fragmentadas y revisiones manuales.
La investigación de Deloitte lo llama la “trampa de los contratos”, la mala gestión de los contratos cuesta a las empresas mucho tiempo y valor: casi 2 billones de dólares en valor económico global perdido.
Esa cifra multimillonaria es la suma de miles de pequeñas fricciones dentro de cada organización. Los equipos pierden tiempo en la admisión, la clasificación, la búsqueda de estados, las cláusulas estándar y las aprobaciones de rutas.
Las personas altamente capacitadas se sienten atraídas por tareas repetitivas que no requieren toda su habilidad. Entonces, los conocimientos profundos sobre personas, procesos y alianzas clave quedan atrapados en documentos estáticos, y no se utilizan en la base de conocimientos de nuevas soluciones inteligentes utilizadas para establecer la estrategia corporativa.
El flujo de trabajo es más importante que el entusiasmo por la innovación
Las tareas y los procesos son los desafíos para los cuales la tecnología proporciona una solución y superan cualquier solución tecnológica que se implemente. Por ejemplo, dentro de la gestión de contratos, los equipos legales están ahí para revisar y eliminar riesgos, sí, pero también actúan como controladores de tráfico para procesos rotos, asegurando que el trabajo avance hacia su finalización.
Adquisiciones y RR.HH. enfrentan problemas similares cuando las solicitudes llegan de manera inconsistente y puede ser difícil seguir el progreso.
Las primeras lecciones de la implementación de la IA han demostrado a los líderes que la IA es más eficaz cuando el flujo de trabajo subyacente está estructurado. Si el proceso no está claro, la IA puede acelerar la confusión a gran escala.
Aquellos con habilidades técnicas y experiencia en el diseño de flujos de trabajo pueden estandarizar reglas y responsabilidades para que la IA respalde la coherencia y la velocidad en un sistema bien diseñado.
Entonces, una primera pregunta poderosa es “¿Dónde podemos implementar la IA?” ¿Es “donde los flujos de trabajo existentes obligan a personas capacitadas a realizar tareas rutinarias y de bajo valor?”
En la contratación, esto incluye comparar los términos con la política, identificar desviaciones, hacer un seguimiento de las aprobaciones y analizar los próximos pasos para el siguiente tomador de decisiones. La IA funciona bien aquí porque el trabajo es repetible y los humanos aún poseen el criterio.
Con la IA integrada en este flujo de trabajo de ejemplo, las revisiones de rutina se automatizan para que las cláusulas estándar y los riesgos conocidos se verifiquen rápidamente. Los equipos trabajan a partir de un manual compartido, lo que hace que las revisiones sean más consistentes.
Entonces el progreso es visible a lo largo del proceso, menos solicitudes desaparecen en cadenas de correo electrónico, se sientan con personas ausentes o juegan al ping pong.
Una revisión asistida por IA compara contratos con guías preaprobadas, sugiere líneas rojas en los flujos de trabajo, centraliza la aceptación, revisión y aprobaciones, incita al individuo, y no al revés.
Need for Speed (incluido Control)
La velocidad no significa riesgo cuando los controles del flujo de trabajo están estrictamente definidos. En cualquier negocio de gestión de flujos de trabajo, contratos y acuerdos o cualquier otra cosa, el mejor uso de la IA es hacer que las aplicaciones empresariales sean más consistentes, con expertos humanos capaces de dedicar mucho más tiempo a áreas como excepciones, negociaciones y riesgos complejos.
Si se utiliza bien, la IA permite a los expertos centrarse en las áreas donde la precisión más importa, exactamente cuando más se necesita.
Cierre acuerdos en todas las funciones comerciales importantes. Un flujo de trabajo de contrato deficiente afecta la velocidad del contrato, la incorporación de proveedores, el cumplimiento y los procesos de los empleados en varios puntos del flujo de trabajo. Esto hace que la gestión de contratos sea parte de toda la conversación sobre el lugar de trabajo digital, no una cuestión legal, contractual, de ventas y administrativa.
Un estudio más reciente de Deloitte encontró que las empresas con una mejor gestión de contratos tienen más probabilidades de tener un mejor desempeño financiero, y el 85% de las organizaciones con una mejor gestión de contratos dicen que contribuye a los objetivos estratégicos.
Esto es evidencia de que el mercado está avanzando hacia soluciones estructuradas de gestión de contratos para las áreas de reducción de riesgos y aceleración de ingresos. Los líderes están incorporando IA en flujos de trabajo estructurados en torno a la admisión, revisión y aprobación porque es ahí donde sus usuarios experimentan fricciones más agudas. Así ha sido desde que se firmó el primer acuerdo complejo entre las dos organizaciones.
Los próximos avances de la IA procederán del trabajo diario
Este ejemplo de gestión de contratos muestra que el siguiente paso en la IA empresarial puede consistir menos en afirmaciones llamativas y más en arreglar los flujos de trabajo diarios que conforman la forma en que las personas realmente hacen negocios.
Los contratos son un ejemplo, pero dejan clara la lección: la IA ofrece el mayor valor cuando ayuda a las personas a actuar de manera rápida, consistente y visible. Pero más que eso, muestra cómo al repensar lo invisible repensamos lo posible, mejorando los negocios.
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