En tan solo unos años, la IA ha pasado de ser un nicho a ser omnipresente. Un estudio reciente de McKinsey & Company encontró que el 88% de las organizaciones utilizan la IA en al menos una función empresarial, frente al 55% en 2023.
Los equipos de finanzas, en particular, han visto beneficios significativos gracias a la IA, incluida una mayor productividad, una toma de decisiones más rápida y la capacidad de escalar procesos sin trabajo manual ni agregar más personal. Sin embargo, la misma tecnología que impulsa estos beneficios facilita que los estafadores aprovechen las debilidades en los procesos de cuentas por pagar.
Las técnicas de fraude de facturas impulsadas por IA están evolucionando rápidamente y los controles tradicionales y los procesos de revisión manual no pueden seguir el ritmo. Pero si bien la IA está acelerando el fraude en las facturas, se está convirtiendo en la forma más poderosa de protegerse contra él.
El fraude de facturas evoluciona rápidamente
Cuatro de cada 10 organizaciones han experimentado fraude en facturas o pagos excesivos en los últimos 12 meses. Aunque esta cifra es bastante preocupante, probablemente sea conservadora, dado que el fraude a menudo no se detecta hasta después del hecho, si es que se detecta.
La evolución de la IA es en gran medida responsable del aumento del fraude en las facturas. Hoy en día, la IA está ampliamente disponible y proporciona a los estafadores las herramientas para lanzar ataques sutiles y sofisticados que son difíciles de detectar a escala.
La IA generativa facilita la creación de facturas, recibos y comunicaciones con proveedores realistas.
Los estafadores pueden acceder fácilmente a información pública, como detalles de proveedores y empleados, y utilizarla para crear solicitudes de pago falsas que se mezclan con transacciones legítimas, especialmente para equipos extensos que se ocupan de cientos o incluso miles de facturas por mes.
La suplantación de proveedores, la manipulación de facturas, la facturación duplicada, los cambios no autorizados de proveedores e incluso la colusión de los empleados son cada vez más comunes y difíciles de detectar.
Facturas casi duplicadas, aumentos sutiles de precios y solicitudes falsas de cambio de pago pueden pasar fácilmente sin ser detectados, especialmente para muchas empresas que dependen de procesos manuales y sistemas AP desconectados.
La velocidad de control manual no se mantiene
El fraude de facturas moderno no suele manifestarse como un error único y obvio, como una factura duplicada. Más comúnmente, toma la forma de una anomalía sutil en una transacción que de otra manera parece legítima.
Por ejemplo, podría ser un número de cuenta bancaria ligeramente modificado, el precio de un artículo que puede aumentar ligeramente cada mes o una factura programada inusualmente.
Aunque estas amenazas son cada vez más comunes, las organizaciones a menudo no cuentan con los controles adecuados para detectarlas. Muchos todavía dependen de revisiones manuales y sistemas desconectados, que pueden detectar problemas evidentes pero a menudo pasan por alto patrones sutiles de fraude impulsado por IA. A medida que aumentan los envíos, resulta imposible ignorar la disminución de los controles tradicionales.
Los controles manuales también se reducen en lo que respecta a la velocidad, que es un componente importante de la prevención del fraude. Una vez que se inicia una transacción ACH, las empresas tienen sólo 48 horas para cancelarla y cinco días para iniciar una reversión. Necesitan sistemas modernos que identifiquen posibles fraudes en tiempo real para poder tomar medidas antes de que los fondos se pierdan definitivamente.
Muchas organizaciones reconocen brechas críticas y rápidamente invierten en nuevas herramientas de prevención de fraude para cerrarlas. Pero agregar más tecnología desconectada no resolverá el problema. En muchos casos, en realidad puede empeorar las cosas.
Los equipos pueden subestimar la carga de la implementación y, a menudo, tienen dificultades para sincronizar correctamente el ERP, las plataformas AP, los sistemas de pago y los flujos de trabajo de aprobación sin crear nuevos puntos ciegos o brechas de seguridad. Otra vulnerabilidad de un estafador inteligente equipado con IA para detectar y explotar cada nuevo punto ciego.
Facturas basadas en IA La IA se está volviendo esencial para luchar contra el fraude
La IA es un importante impulsor del crecimiento y la sofisticación del fraude de facturas. Irónicamente, esta es la clave para combatir esto a gran escala.
Las revisiones manuales pueden centrarse en un solo envío a la vez. Con este enfoque, los revisores carecen del contexto amplio necesario para detectar inconsistencias sutiles que podrían sugerir fraude. Cuando los equipos detectan un problema, suele ser demasiado tarde. El dinero ya se acabó.
Por otro lado, la IA puede analizar grandes cantidades de datos de facturas y pagos en tiempo real. Compara cada envío con todos los anteriores. Esto proporciona el contexto necesario para detectar problemas potenciales, como patrones de facturación inusuales, detalles de proveedores que no coinciden, tiempos inesperados, facturas casi idénticas y cambios en la información bancaria.
Si bien la detección es una pieza importante del rompecabezas, las herramientas individuales no son suficientes para detener el fraude en seco. La protección eficaz contra el fraude también requiere flujos de trabajo de AP conectados y controles de autorización automatizados que permitan a los equipos tomar medidas contra actividades sospechosas inmediatamente antes de que se aprueben los pagos y se liberen los fondos.
Algunas organizaciones añaden una capa adicional de control mediante la verificación automatizada de cuentas bancarias. Otros aplican puntuaciones de confianza en las facturas que aprovechan la IA para asignar una calificación de confianza a cada factura en función de una combinación de factores que incluyen el historial del proveedor, la composición, la coherencia de los precios y el momento.
Las facturas con puntuaciones bajas se marcan para una revisión adicional, de modo que los equipos puedan evitar posibles problemas antes de que lleguen al libro mayor. Aquellos con puntuaciones altas pueden seguir el proceso sin interrupción.
El fraude de facturas impulsado por la IA no siempre se origina externamente, por lo que las organizaciones también necesitan una fuerte segregación de funciones para que ningún empleado controle cada paso de una transacción. Estos controles establecen controles y contrapesos que ayudan a evitar que se detecte fraude interno.
En conclusión
El fraude de facturas impulsado por inteligencia artificial va en aumento y las técnicas son cada vez más sofisticadas y difíciles de detectar. Sin embargo, muchas organizaciones siguen dependiendo de controles diseñados para diferentes períodos de tiempo. Los equipos financieros de hoy necesitan sistemas que puedan detectar de manera confiable anomalías sutiles, revelar riesgos en tiempo real y prevenir pagos sospechosos antes de que se liberen los fondos.
La IA es una fuerza impulsora detrás del aumento del fraude de facturas moderno. Pero es una de las herramientas más poderosas para prevenirlo. Las organizaciones que combinan la detección impulsada por IA con flujos de trabajo de AP conectados, controles automatizados y una sólida gobernanza interna pueden reducir eficazmente el riesgo de fraude a escala sin detener las operaciones.
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