Todos hemos tenido esa sensación de hundimiento después de un fin de semana largo o de vacaciones: abrir nuestra bandeja de entrada y encontrar proyectos que no han avanzado pero que tampoco han sido cancelados. Se quedan sin hacer nada, perdiendo el tiempo en silencio y reduciendo la productividad.
Estos son lo que llamamos “proyectos zombis” y se están convirtiendo en un verdadero problema de productividad para las empresas del Reino Unido. Nuestra investigación reciente encontró que el 41% de los trabajadores del Reino Unido suelen trasladar proyectos de un año al siguiente, y el 90% de los encuestados a nivel mundial dijeron que han causado problemas.
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También están dañando la moral y el bienestar del personal: un tercio (33%) de los trabajadores del Reino Unido se sienten estresados y abrumados por estos proyectos, y el 28% dice que provocan agotamiento en el equipo.
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En el entorno laboral exigente y acelerado de hoy, este tipo de proyecto en curso se convierte en una pesadilla operativa, particularmente en un contexto de caídas de productividad en el Reino Unido durante el último trimestre.
Afortunadamente, las herramientas de inteligencia artificial se basan en datos y pueden ayudar a analizar qué proyectos están inactivos o ya no son necesarios y ayudar a decidir qué proyectos examinar y cuáles retirar.
La falta de una propiedad clara mantiene vivos los proyectos zombis
Los proyectos zombis persisten por una sencilla razón; Muchos trabajadores no tienen claro quién tiene la autoridad para terminar un proyecto o cuándo es aceptable hacerlo. Esto crea un intervalo de decisión y la tarea continúa de forma predeterminada.
La mayoría de las estructuras de equipo están diseñadas para ejecutar proyectos, no para cerrar abruptamente. Sin un líder o un tomador de decisiones claramente asignado, es difícil encontrar el momento en que termina un proyecto, por lo que el progreso se ralentiza y los equipos no ven ningún resultado significativo, pero la actividad no se detiene por completo.
Los patrones de trabajo modernos, en los que un empleado puede tener varias pestañas abiertas al mismo tiempo, exacerban esto, ya que es mucho más fácil dejar tareas abiertas que cerrarlas activamente.
Los factores psicológicos también refuerzan el miedo a cerrar un proyecto, y el 30% de los empleados del Reino Unido temen que serán percibidos negativamente si deciden retirar un proyecto.
Establezca parámetros claros y aplique IA
Por lo tanto, controlar los proyectos Zombie requiere definir la propiedad, establecer un estado claro y documentar todo en un sistema compartido, para que los equipos comprendan dónde comienzan y terminan los proyectos. Esto podría incluir cómo se etiquetan los proyectos como “completos” o “en progreso”, o compartir actualizaciones periódicas con resultados acordados por todo el equipo.
Aquí es donde se puede aplicar la IA para ayudar de manera efectiva con la gestión y clasificación de proyectos. De hecho, la mitad de los trabajadores en nuestra encuesta reciente sienten que tener un agente de IA dedicado a proyectos zombies les permite decidir qué proyectos se consideran de máxima prioridad y cuáles no son tareas esenciales.
Una herramienta de inteligencia artificial puede ayudar a monitorear la actividad del proyecto en comparación con los parámetros acordados y resaltar dónde el trabajo se está descarrilando o desacelerando. La IA ayuda a aumentar la visibilidad, reducir la ambigüedad y tomar decisiones claras.
Puede sacar a la luz constantemente trabajos estancados, señalar desalineaciones y clasificar tareas por impacto para que los trabajadores y equipos individuales puedan tener claro cómo hacer que un proyecto vuelva a despegar o atender una llamada para detenerlo.
También puede reducir la carga manual de los empleados, porque en lugar de evaluar documentos manualmente y tratar de determinar qué es más importante, la IA puede resumir rápidamente los proyectos o acciones más importantes en una instantánea: trabajo que refuerza el progreso, trabajo que toma poder sin un propósito claro y trabajo que no ha progresado.
En última instancia, la IA no crea más tiempo, pero puede revelar dónde se está perdiendo el tiempo, especialmente en tareas inactivas, y ayudar a tomar decisiones informadas sobre cuándo poner fin a un proyecto zombie.
Poner fin a la brecha del proyecto zombie de una vez por todas
Los proyectos se convierten en proyectos zombis cuando los equipos no tienen claro quién toma las decisiones y cuando la información necesaria para tomar esas decisiones es difícil de encontrar y comprender. La aplicación de IA a proyectos puede hacer que sea más claro y más fácil ver dónde se están desviando las cosas y tomar decisiones informadas sobre cómo avanzar o retirar proyectos.
El valor de la IA en este contexto no es sólo la automatización, sino también mejores decisiones. Las herramientas inteligentes e integradas de IA pueden revelar el contexto y los conocimientos necesarios para diferenciar entre iniciativas que vale la pena reactivar y aquellas que deberían retirarse. Cambia la conversación de consideraciones emocionales o impulsadas por las partes interesadas a prioridades basadas en evidencia.
Trabajar de esta manera es bueno para la productividad, pero también reducirá el estrés y el agotamiento dentro de los equipos, y liberará tiempo para trabajar en proyectos que realmente importan, aquellos que no sólo agobian a los equipos.
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